Manual del Administrador

Para quién es este manual: para el dueño o administrador del restaurante. Aquí está todo lo que necesitas para configurar y manejar tu negocio desde el panel web: menú, inventario, reportes, personal y configuración.

Cómo se reparte el trabajo en FornaliPOS 2.0:

• En la tablet se vende: app FornaliPOS (caja) y app FornaliKDS (cocina).
• En la computadora se administra: este panel web.
• En el celular del dueño: app Fornali Reports para ver tu negocio desde cualquier lugar.

El día a día de la caja, la cocina y los repartidores tiene sus propias guías.

1. Cómo entrar

1. Abre https://www.fornalipos.com e inicia sesión con tu correo y contraseña.
2. Entras a Inicio, tu pantalla principal.

¿Olvidaste tu contraseña? Usa "¿Olvidaste tu contraseña?" en la pantalla de inicio de sesión.

2. Primeros pasos

2.1 Configuración inicial (solo la primera vez)

Al crear tu cuenta, un asistente corto te pide:

• Nombre comercial y País (con tu país se ajustan solas la moneda y la hora de tus tickets y reportes).
• Nombre de la sucursal y el PIN del POS (4 dígitos): con ese PIN se entra a vender en la tablet.
• Teléfono / WhatsApp, dirección, horario y NIT (opcional).

Tienes 14 días gratis, sin tarjeta de crédito.

2.2 Descarga las apps

Al terminar, el sistema te muestra dónde descargar las apps. También las encuentras siempre en el menú, en "Vende en tu tablet — Descargar apps":

• FornaliPOS — cobra, imprime tickets y maneja tus mesas.
• FornaliKDS — pantalla de cocina: las comandas entran solas.

En la tablet: 1) descarga la app, 2) entra con tu correo y contraseña, 3) escribe tu PIN.

2.3 La lista "Primeros pasos"

En Inicio verás una lista de 3 pasos para empezar a vender rápido:

1. Crea tu primer producto (solo nombre y precio, nada más por ahora).
2. Descarga la app y abre tu caja en la tablet.
3. Haz tu primera venta.

Desaparece cuando la completas. Insumos, recetas e inventario los puedes configurar después, con calma.

3. El menú del panel

4. Inicio

Tu resumen del día:

• Venta Total Hoy, Órdenes Hoy y Ventas esta Semana.
• La gráfica Ventas — Últimos 7 días.
• Top Productos Hoy.
• Stock al Límite: los insumos que están por acabarse (o "Inventario en orden" si todo está bien).
• Accesos Directos Rápidos.

Si tienes varias sucursales, usa Ver: para elegir una o Todas las sucursales.

5. Productos (tu menú)

Es el módulo más completo. Tiene 3 pestañas arriba: Productos, Categorías y Recetas & Costos.

Ejemplo que usaremos: una pizzería que arma su menú paso a paso.

5.1 Los tipos de producto

5.2 Crear un producto

1. En Productos, toca Agregar producto. Se abre el editor en pantalla completa.
2. En la pestaña Datos llena:
   • Nombre, Tipo y Precio (Q) (en productos con variantes el precio lo ponen los tamaños).
   • Categoría (créala antes en la pestaña Categorías).
   • Pantalla de cocina: Pantalla 1 o Pantalla 2, la estación donde aparece la comanda. (Ejemplo: pizzas en Pantalla 1, bebidas en Pantalla 2. Si tienes una sola cocina, no importa.)
   • Disponibilidad por sucursal: marca en qué sucursales se vende (o Marcar todas las sucursales).
   • Descripción: se muestra en tu web de pedidos.
   • Imagen: JPG, PNG, WEBP o GIF (máximo 5 MB).
3. A la derecha ves la Vista previa · así se ve en el menú.
4. Toca Guardar cambios. Después se habilitan las pestañas Variantes y Opciones.

5.3 Variantes (tamaños)

En la pestaña Variantes, agrega cada tamaño con su precio (ej. Personal Q45, Mediana Q75, Grande Q95).

• El orden es automático: de menor a mayor precio (igual en la app de venta).
• Solo si dos tamaños tienen el mismo precio aparecen flechas para ordenarlos.
• A la derecha ves así elige el cliente.

5.4 Opciones (sabores, extras y mitad y mitad)

En la pestaña Opciones agregas las decisiones y extras del producto. Al crear un bloque, eliges ¿Qué quieres agregar?:

• En Una elección decides cómo se cobra: sin costo, sumando cada opción o "el más caro manda" (típico en mitad y mitad).
• A la derecha ves Así lo verá el cliente.

Reutilizar un bloque (plantilla): si varios productos llevan lo mismo (ej. "Extras de pizza"), guárdalo como plantilla y úsalo en otros con ¿Reusar un extra guardado? → Reusar. Si cambias un precio ahí, cambia en todos los productos que lo usan (el sistema te avisa).

Consejo para el inventario: enlaza cada opción a un producto que ya tenga su receta. Así, al venderla, también se descuentan sus insumos.

5.5 Categorías y carpetas

• Categoría: el grupo del producto (Pizzas, Bebidas, Postres…).
• Carpeta: cómo se agrupan los botones en la tablet de venta, para encontrar todo rápido. Ejemplo: la carpeta "Pizzas" con las categorías "Clásicas" y "Especiales".

5.6 Recetas & Costos

Una receta le dice al sistema qué insumos gasta un producto al venderse, para descontar el inventario solo y calcular tu costo real.

1. Entra a Recetas & Costos y elige el producto (y el tamaño, si tiene: la Grande gasta más).
2. Agrega cada insumo con la cantidad que usa. Ejemplo — Pizza Mediana de Pepperoni: 1 bola de masa, 150 g de salsa, 200 g de queso, 80 g de pepperoni.
3. Guarda. Desde ese momento, cada venta descuenta esos insumos.

Receta ≠ Producción. La receta es lo que se gasta al vender. La producción es fabricar algo con insumos (sección 8). Ejemplo: con harina fabricas bolas de masa (producción); al vender la pizza, la receta gasta una bola.

5.7 Mostrar u ocultar en tu web/app de pedidos

En la lista de productos, cada tarjeta tiene dos botones:

• 👁 Visible: si el cliente lo ve en tu web o app de pedidos.
• ⭐ Destacado: si aparece resaltado (promociones o lo más vendido).

6. Insumos

Tu catálogo de ingredientes y materiales (harina, queso, cajas, servilletas…). Aquí no se ponen precios: el costo se calcula solo cuando registras compras en Inventario.

Registrar un insumo:

1. Toca Registrar insumo y escribe el nombre (ej. "Harina suave").
2. ¿Cómo lo compras? Elige la unidad: libras, kilos, litros… o un empaque (saco, caja, bolsa, bote, lata…).
3. Si lo compras en empaque pero en las recetas lo usas en otra medida, el sistema te pregunta cuánto rinde cada empaque. Ejemplo: 1 saco de harina rinde 100 libras en tus recetas.
4. Avísame cuando queden esta cantidad o menos: te avisa en Inicio → Stock al Límite.
5. Toca Guardar insumo. El recuadro "Así va a funcionar" te resume la configuración.

No se puede eliminar un insumo que se usa en recetas. Quítalo primero de las recetas.

7. Inventario

Cuánto stock tienes de cada insumo en cada sucursal. Tiene 2 pestañas:

7.1 Inventario

• Arriba ves el Valor del inventario y cuántos insumos están en Poco o Agotados (tócalos para ver solo esos; Ver todos para volver).
• Cada insumo muestra su Stock actual, Mínimo, Estado (OK / Poco / Agotado), Costo unitario y Valor.

Registrar entrada (cuando compras mercadería):

1. Busca el insumo, escribe la Cantidad y el Costo de Compra (Q) y toca Agregar.
2. Repite con todo lo que compraste. Agrega el Proveedor si quieres.
3. Toca Guardar Todas las Entradas. El sistema actualiza el stock y el costo promedio.

Hacer conteo / ajuste (cuando cuentas y no cuadra):

1. Agrega solo los insumos que contaste y escribe el Stock real contado.
2. El sistema calcula la Diferencia. Escribe una nota (merma, dañado…) y toca Guardar ajustes.

7.2 Historial

Todo lo que entró, salió o se ajustó en la sucursal (Entrada, Ajuste y, si usas Bodega Central, Traslado), con fecha y usuario.

Si una sucursal recibe de la Bodega Central, su stock sube con los traslados de la bodega (sección 9) o con un conteo.

8. Producción (según tu plan)

Para fabricar productos a partir de insumos (ej. masa, salsas). Tiene 3 pestañas:

1. Recetas (de fabricación): qué insumos lleva y cuánto rinde un lote. Ejemplo: 50 masas = 10 lb de harina + 2 lt de agua + 100 g de levadura. (El producto y sus ingredientes deben existir antes en Insumos.)
2. Producir: registra lo que fabricaste. Elige el producto, cuántas hiciste, el % de margen (gas, luz, mano de obra) y el destino. Antes de confirmar verás el costo unitario final. Al confirmar se descuentan los ingredientes y se suma el producto al inventario.
3. Historial: todas tus producciones.

9. Bodega Central (si tienes varias sucursales)

Un almacén que surte de insumos a tus sucursales. Se crea con Crear Bodega Central (solo puede existir una). Tiene 4 pestañas:

1. Inventario: el stock de la bodega, con Inversión (costo), Venta estimada y Ganancia latente. Aquí defines el precio de traslado (lo que cada sucursal le "paga" a la bodega).
2. Traslados: despacha a una sucursal en 3 pasos: 1) Agregar producto → 2) Caja de despacho → 3) Enviar a la sucursal y Confirmar traslado. Sale de la bodega, entra a la sucursal y se imprime el comprobante.
3. Venta Externa: vende insumos a terceros. Registra a cada cliente externo una vez; sus ventas se acumulan.
4. Cuentas por Pagar: cuánto debe cada sucursal (por sus traslados) y cada cliente externo, y los abonos que te hacen.

10. Reportes

Tu centro de análisis. Arriba eliges el período (Hoy, Ayer, Semana, Mes o Personalizado) y la sucursal. Tiene estas pestañas:

Si tu plan no incluye reportes avanzados, verás la etiqueta BÁSICO en el menú. Para ver tus números desde el celular, usa la app Fornali Reports.

11. Personal

Aquí creas las cuentas de tus empleados:

1. Toca Nuevo Usuario.
2. Escribe Nombre Completo, Correo Electrónico (Login) y Contraseña.
3. Elige el Rol / Permisos y toca Guardar usuario.

Los pedidos a domicilio los asigna el Cajero desde la tablet (botón Domicilio). Si tienes usuarios con roles antiguos (Finanzas o Domicilio), al editarlos aparecen como "rol anterior": te conviene cambiarlos a uno de la lista.

Para cambiar la contraseña o eliminar a un usuario se pide tu contraseña de administrador. No puedes eliminar al único administrador de la empresa.

Cada plan permite un número máximo de usuarios (lo ves en Mi Suscripción).

12. Ajustes

Tiene 3 pestañas:

12.1 Negocio

Nombre Comercial, Correo del Negocio, NIT, Teléfono / WhatsApp, Moneda Base y Dirección Fiscal. Guarda con Guardar Identidad.

12.2 Ticket

• Encabezado y Pie de Página del ticket, con Vista Previa en Tiempo Real.
• Logo de la Empresa (PNG o JPG, máx. 2 MB; mejor con fondo transparente). Sale en tickets y facturas FEL.
• Mostrar logo en documentos impresos: apágalo si tu impresora imprime borroso.

12.3 Sucursales

En Mis Sucursales creas y editas tus puntos de venta (Nueva Sucursal):

• Nombre, Teléfono, Horario y Correo de Reportes (recibe el corte de caja).
• Clave POS (4 dígitos): el PIN para entrar a vender en la tablet.
• Tipo: Independiente, Recibe de Bodega o Bodega Central.
• Pedidos Online (si tienes el módulo): Acepta pedidos app, Tiene domicilio, Mínimo domicilio (Q) y Tiempo (min). Guarda con Guardar Config App.

La sucursal principal no se puede eliminar.

12.4 Factura electrónica (FEL)

Se configura por sucursal. Para activarla, escríbenos por Soporte: la dejamos lista por ti.

13. Pedidos y entregas (módulos adicionales)

Aparecen en el menú solo si los tienes activos.

13.1 Pedidos Online

Todo lo de tu web/app de pedidos, en 4 pestañas:

• Resumen: clientes registrados, cuántos ya pidieron, recompra, pedidos y ventas del mes, ticket promedio, productos más pedidos, canjes, puntos y clientes inactivos.
• Pedidos del día: tablero con los pedidos por estado. Cámbialo de día con las flechas.
• Clientes app: tus clientes con segmentos (Nuevos, Recurrentes, VIP, Inactivos), sus pedidos, gasto y puntos.
• Premios: lo que tus clientes canjean con puntos. (Cada Q5 gastado = 1 punto; 50 puntos de bienvenida; el canje requiere un pedido de mínimo Q50.) Crea uno con Nuevo premio.

Los pedidos online se atienden en la tablet, con el botón Pedidos Online de la app.

13.2 A Domicilio

El reparto se opera desde la tablet (app FornaliPOS → botón Domicilio). En el panel web tienes:

• Monitor en vivo: repartidores en turno, pedidos esperando y salidas del día.
• Métricas y Estadísticas: salidas, pedidos entregados, tasa de éxito, tiempo promedio, efectivo liquidado, horas pico, métodos de pago y ranking de repartidores, por período.

13.3 Repartidores

Da de alta a tus repartidores con Nombre completo, Teléfono, Sucursal y PIN de acceso (4 a 6 dígitos). Con eso entran a su app FornaliDelivery. Puedes cambiarles el PIN o desactivarlos. La pestaña Reporte muestra sus salidas por período.

¿Quieres activar alguno de estos módulos? Escríbenos por Soporte.

14. Mi Suscripción y Soporte

• Mi Suscripción: tu plan actual, la fecha de renovación, el uso (usuarios y sucursales), el historial de pagos con su recibo en PDF, y la opción de solicitar la cancelación (pide tu contraseña; tus datos no se pierden de inmediato).
• Soporte: envíanos un ticket con Asunto, Prioridad y Mensaje. ¿Es urgente? Escríbenos directo por WhatsApp.

15. Preguntas frecuentes

¿Dónde se vende, en la computadora o en la tablet? En la tablet, con la app FornaliPOS. El panel web es para administrar.

¿Un cajero puede ver mis reportes o el inventario? No. El cajero solo usa la app de venta.

No veo Producción o Bodega Central. Dependen de tu plan. Escríbenos por Soporte.

No veo Pedidos Online, A Domicilio o Repartidores. Son módulos adicionales. Escríbenos para activarlos.

¿Cómo hago que un producto descuente inventario al venderse? Configúrale su receta en Recetas & Costos (sección 5.6).

¿Cómo cambio el logo del ticket? En Ajustes → Ticket.

¿Dónde cambio el PIN de la tablet? En Ajustes → Sucursales, en la Clave POS de la sucursal.

¿Cuántos usuarios o sucursales puedo tener? Depende de tu plan. Lo ves en Mi Suscripción.

FornaliPOS — Todo lo que necesitas para tu restaurante.